Trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh lịch sự, chuyên nghiệp

Cách trả lời emal phỏng vấn bằng tiếng Anh mang tính chuyên nghiệp và học thêm về cách từ chối lời mời phỏng vấn lịch sử, cùng mẫu email trả lời để tham khảo.

Trước khi tham gia một buổi phỏng vấn tại một doanh nghiệp hoặc công ty nào đó, thông thường bạn sẽ nộp đơn ứng tuyển và sau đó nhận được phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Nếu nhà tuyển dụng lựa chọn bạn trở thành ứng viên và gửi cho bạn lời mời tham dự thì điều hiển nhiên bạn cần làm đó là viết một email trả lời phỏng vấn.

Vậy bạn có biết cách trả lời sao cho lịch sự và thể hiện mình là một người làm việc chuyên nghiệp không? Hãy để học tiếng Anh nhanh chia sẻ tới các bạn các trả lời và một số mẫu trả lời ở các tình huống khác nhau nhé!

Trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Học cách trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh kèm câu nói tiếng Việt.

Bạn chưa biết cách viết thư trả lời phỏng vấn, hãy để chúng tôi giúp bạn tìm hiểu bố cục một bài viết từ tiêu đề cho tới lời chào kết thúc vừa bằng tiếng Việt vừa bằng tiếng Anh khá gần gũi với mọi người mà vẫn thể hiện được sự chuyên nghiệp.

Tiêu đề email xác nhận phỏng vấn

Tiêu đề email xác nhận phỏng vấn rất quan trọng vì nó giúp làm rõ mục đích chính của email ngay từ cái nhìn đầu tiên, có một số cách đặt tiêu đề thư cụ thể như sau:

• [Position Applied For] - [Your Name]. ([Vị trí ứng tuyển] - [Họ tên bạn])

Ví dụ: Marketing Manager - Nguyen Thi Thuy Duong (Trưởng phòng Marketing - Nguyen Thi Thuy Duong)

• [Your Name] - Confirmation of Application for [Position]. ([Họ tên bạn] - Xác nhận ứng tuyển vào [vị trí])

Ví dụ: Nguyen Thi Thuy Duong - Confirmation of Application for Marketing Manager. (Nguyen Thi Thuy Duong - Xác nhận ứng tuyển vào vị trí trưởng phòng Marketing)

Bên cạnh đó còn có một số lý do tại sao cần có tiêu đề email xác nhận phỏng vấn:

• Thu hút sự chú ý: Một tiêu đề chính xác và rõ ràng sẽ thu hút sự chú ý của người đọc ngay từ ban đầu, đặc biệt khi họ đang quản lý nhiều email hàng ngày. Điều này giúp đảm bảo rằng email của bạn không bị bỏ lỡ.
• Xác định nội dung: Tiêu đề giúp người nhận biết được nội dung chính của email mà không cần phải mở nó. Trong trường hợp này, nó cho biết rằng email là một phản hồi xác nhận việc tham gia buổi phỏng vấn.
• Tạo ấn tượng: Một tiêu đề chuyên nghiệp và trang trọng có thể giúp tạo ấn tượng tích cực đầu tiên với nhà tuyển dụng. Nó cho thấy sự chăm sóc và chú tâm đối với quy trình phỏng vấn.
• Dễ dàng quản lý: Với một tiêu đề rõ ràng, email xác nhận phỏng vấn có thể dễ dàng được tìm kiếm và quản lý trong hộp thư đến của người nhận.

Chào hỏi với người gửi lời mời (đại diện cho doanh nghiệp, công ty)

Gửi lời chào hỏi tới người gửi lời mời, đại diện cho doanh nghiệp hoặc công ty trong email trả lời xác nhận phỏng vấn là một nội dung mà ở bất cứ email nào cũng cần có, giúp bạn tạo ấn tượng và thể hiện sự chuyên nghiệp từ phía bạn. Lời chào này cho thấy bạn đánh giá cao cơ hội được mời phỏng vấn và thể hiện sự tôn trọng tối thiểu mà bạn cần có tới nhà tuyển dụng mình và có 2 cách viết lời chào lịch sự như sau:

• Dear [Tên người gửi], (Kính gửi [Tên người gửi],)

Ví dụ: Dear Mrs Smith, (Kính gửi bà Smith,)

• Hello [Tên người gửi], (Xin chào [Tên người gửi],)

Ví dụ: Hello, Mr. Thanh, (Xin chào anh Thanh,)

Cảm ơn nhà tuyển dụng đã lựa chọn CV của bạn

Việc viết lời cảm ơn nhà tuyển dụng là phần quan trọng thể hiện kỹ năng trả lời email phỏng vấn cơ bản của bạn. Bạn cần thể hiện sự biết ơn và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian và công sức để xem xét hồ sơ của bạn, lựa chọn bạn trở thành ứng cử viên ở vị trí mà họ tìm kiếm và tiến hành cuộc phỏng vấn. Đồng thời nó có thể làm tăng cơ hội xây dựng mối quan hệ. Một mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng có thể giúp bạn trong tương lai, có thể giúp bạn tăng khả năng được nhận vào làm việc tại công ty hoặc được công ty giới thiệu cho việc làm khác phù hợp hơn.

Sau đây là một số mẫu câu cảm ơn nhà tuyển dụng bằng tiếng Anh và dịch nghĩa:

• Thank you for sending the interview invitation for the [position name]... (Cảm ơn bạn vì đã gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí......)
• I appreciate the company for considering my application for the [position name]... (Cảm ơn công ty đã cân nhắc hồ sơ ứng tuyển của tôi cho vị trí....)
• Thanks to you for the invitation to participate in the interview for the [position name] at [company/enterprise name]... (Cảm ơn bạn vì lời mời tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí....của công ty/ doanh nghiệp.....)
• I'm grateful to [company/enterprise name] for giving me the opportunity to take part in the interview for the [position name] role... (Cảm ơn công ty/ doanh nghiệp đã dành cho tôi cơ hội để tham gia buổi phỏng vấn của công ty về vị trí.......)

Xác nhận thời gian và địa điểm phỏng vấn

Xác nhận thời gian và địa điểm phỏng vấn là nội dung chính trong trả lời email phỏng vấn, nó không chỉ đảm bảo tính chính xác và sự chuyên nghiệp, mà còn giúp bạn chuẩn bị tốt cho cuộc phỏng vấn, tạo cơ hội để tạo ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng.

Trước hết, việc xác nhận giúp đảm bảo sự hiểu biết chính xác về thời gian và địa điểm của cuộc phỏng vấn. Điều này tránh được những hiểu lầm hoặc xáo trộn trong kế hoạch, đảm bảo bạn sẽ xuất hiện đúng giờ tại địa điểm mà nhà tuyển dụng yêu cầu.

Thứ hai, xác nhận lịch trình phỏng vấn sẽ cho thấy bạn quan tâm và đánh giá cao buổi phỏng vấn đó, thể hiện một ứng viên có thái độ tích cực và chuyên nghiệp.

Ví dụ:

• I have received the interview invitation and am ready to participate in the interview... (Tôi đã nhận được thư mời phỏng vấn và sẵn sàng tham gia buổi phỏng vấn....)
• I am writing this letter to confirm my participation in the interview... (Tôi viết thư này để xác nhận rằng tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn......)
• I am delighted to have received the interview invitation from the company... (Tôi rất vui vì đã nhận được lời mời phỏng vấn từ công ty....)

Đưa ra thắc mắc hoặc mong muốn

Việc bạn đưa ra thắc mắc hoặc mong muốn của bản thân là một phần quan trọng của cuộc phỏng vấn, giúp bạn và nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về nhau và xác định sự phù hợp của vị trí công việc.. Dưới đây là một số lý do tại sao điều này cần thiết:

Trước hết, việc đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng thể hiện sự quan tâm và khả năng tìm hiểu. Điều này cho thấy bạn không chỉ xem cuộc phỏng vấn như cơ hội để thể hiện bản thân, mà còn muốn hiểu rõ hơn về công ty và vị trí công việc.

Thứ hai, việc đưa ra những thắc mắc giúp bạn xác định xem công ty và vị trí có phù hợp với mục tiêu sự nghiệp của bạn hay không. Điều này giúp bạn tránh những quyết định không thích hợp trong tương lai.

Cuối cùng, việc đưa ra mong muốn hoặc thắc mắc có thể giúp bạn tạo cơ hội để thảo luận về các điều kiện làm việc, tiền lương hoặc cơ hội phát triển. Điều này có thể giúp bạn định hình một bức tranh rõ ràng về những gì bạn có thể mong đợi khi làm việc tại công ty.

Chào và ký tên

Trước khi chào hỏi và đưa ra thông tin cá nhân để nhà tuyển dụng tiện liên hệ khi cần thiết thì các bạn cần nói về việc bạn sẽ tham gia đúng giờ tại buổi phỏng vấn để thể hiện bạn có khả năng làm việc một cách chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ:

Best regards, (Trân trọng,)

[Your Signature] (Ký tên)

Trả lời email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh lịch sự

Tìm hiểu cách trả lời email phỏng vấn khi bạn từ chối công việc.

Trường hợp bên phía nhà tuyển dụng đưa ra những yêu cầu, mức lương đối với vị trí công việc mà bạn ứng tuyển bạn cảm thấy không phù hợp và mong muốn tìm một công ty khác có chế độ và lương tốt hơn; hoặc bạn có lý do cá nhân nào đó như bận công việc, có công việc gia đình hoặc có vấn đề về sức khỏe thì bạn nên viết một email trả lời rằng bạn từ chối lời mời tham dự buổi phỏng vấn đó tại công ty, để công ty kịp thời tìm kiếm các ứng cử viên khác.

Tuy nhiên bạn cần lưu ý, bạn nên đưa ra lý do từ chối một cách lịch sự và đừng chọn cách im lặng vì như vậy sẽ khiến bạn trở thành một người làm việc không chuyên nghiệp. Nội dung email từ chối phỏng vấn tương tự như bố cục thư xác nhận tham gia phỏng vấn, tuy nhiên sự khác biệt ở đây là thay vì mình đồng ý thì giờ mình từ chối lời mời đó.

Ví dụ:

I have received feedback from the company and an invitation to interview, and I am truly grateful for this valuable opportunity. However, I feel that I am not a suitable fit for the company's salary and benefits package, so I have decided to withdraw my application.

Dịch nghĩa:

Tôi đã nhận được thông tin phản hồi từ công ty và lời mời tham gia phỏng vấn, tôi rất vui vì công ty đã dành tặng cơ hội quý báu này cho tôi. Tuy nhiên, tôi cảm thấy bản thân mình không phù hợp với mức lương và chế độ của công ty nên tôi quyết định xin rút đơn ứng tuyển đó.

Mẫu email trả lời phỏng vấn bằng tiếng Anh tinh tế và trang trọng

Mẫu tham khảo số 1: Bạn đồng ý tham gia phỏng vấn nhưng bên công ty không cung cấp đủ thông tin như ngày giờ và địa điểm.

Dear...

I sincerely appreciate your company for granting me the opportunity to interview for the position of...

I have received the interview invitation and I am prepared to be present at the designated interview location at the time specified by your company. However, after receiving the invitation letter and a follow-up call from the reception desk, I have not yet received specific information regarding the exact interview time on the scheduled day and the precise location I should visit among the various branches your company has proposed for recruitment.

Therefore, I hope to receive comprehensive and accurate details that will enable me to prepare adequately, ensuring my participation in the interview with the utmost comfort.

Best regards, [Your Signature]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Kính gửi…..

Tôi trân trọng cảm ơn quý công ty đã dành cho tôi cơ hội được phỏng vấn cho vị trí…..

Tôi đã nhận được thư mời tham gia phỏng vấn và sẵn sàng có mặt tại nơi phỏng vấn đúng thời gian mà bên công ty yêu cầu.

Tuy nhiên, sau khi nhận được thư và cuộc gọi thông báo từ bộ phận lễ tân, tôi chưa nhận được thông tin về thời gian cụ thể trong ngày và địa điểm chính xác mà tôi cần đến là ở khu vực nào trong các chi nhánh mà công ty đã đề xuất tuyển dụng.

Vì vậy, tôi mong rằng mình sẽ nhận được phản hồi đầy đủ và chính xác để tôi có sự chuẩn bị tốt nhất, từ đó tham dự buổi phỏng vấn với tinh thần thoải mái nhất.

Thân ái

Ký tên

Mẫu tham khảo số 2: Viết bài trả lời email phỏng vấn khi mọi thông tin mà bạn cần cho buổi phóng vấn đều có.

Dear Sir/Madam,

I would like to extend my heartfelt gratitude for the interview invitation from your esteemed company. I truly appreciate the opportunity to be considered for the position of [Tên Vị Trí Công Việc] that your company has offered me.

Therefore, I am writing to confirm my participation in the interview scheduled for [Ngày Phỏng Vấn] at [Thời Gian Phỏng Vấn], to be held at [Địa Chỉ Phỏng Vấn]. I sincerely thank you and assure you that I will arrive promptly for the interview.

Best regards,

[Your Signature]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Kính gửi công ty/ Xin chào anh chị......

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành của mình đối với lời mời phỏng vấn từ quý công ty. Tôi thực sự rất biết ơn cơ hội làm việc ở vị trí ........mà công ty đã dành cho tôi.

Vì vậy mà tôi viết thư này để xác nhận rằng tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào .....giờ, ngày.....tháng.....năm, tại địa chỉ.......

Tôi xin chân thành cảm ơn và sẽ đến đúng giờ hẹn phỏng vấn với quý công ty.

Trân trọng,

Ký tên

Mẫu tham khảo số 3: Khi bạn mong muốn được chia sẻ kinh nghiệm và ưu thế của bản thân.

Dear [Tên người nhận/Tên doanh nghiệp/Công ty],

First and foremost, I would like to express my gratitude for your company's acceptance of my job application and for selecting me as one of the candidates to participate in the interview for the position of [Vị trí công việc] at your company and I really appreciate this opportunity.

Before submitting my job application to your company, I conducted extensive research, including the responsibilities and requirements for the position I am applying for, as well as the overall work environment and company culture. I wanted to ensure that I am well-prepared to meet the job's demands.

If there are any additional documents, materials, or information required for the interview, please do let me know. This will enable me to prepare more effectively and thoroughly.

I sincerely appreciate this opportunity and look forward to meeting with you at the scheduled time and location.

Best regards,

[Ký tên]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Kính gửi ……… (Tên người nhận/ tên doanh nghiệp/ công ty),

Trước tiên, tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn của mình về việc quý công ty đã chấp nhận CV công việc và lựa chọn tôi trở thành một trong những ứng cử viên tham gia buổi phỏng vấn ở vị trí….của công ty….và tôi thực sự rất trân trọng cơ hội này.

Trước khi nộp hồ sơ xin việc vào công ty, tôi đã tìm hiểu rất nhiều thông tin về công ty, gồm có chức vụ mà tôi ứng tuyển, công việc, kinh nghiệm và trách nhiệm cần có để có thể đảm bảo được yêu cầu công việc đề ra.

Trường hợp công ty có yêu cầu bổ sung giấy tờ, tài liệu, thông tin khác cần thiết cho buổi phỏng vấn thì vui lòng cho tôi biết, để tôi có sự chuẩn bị tốt hơn.

Xin chân thành cảm ơn và hẹn gặp lại anh/chị/doanh nghiệp/công ty vào đúng thời gian và địa điểm đã đưa ra.

Trân trọng,

Ký tên

Mẫu tham khảo số 4: Bày tỏ cảm xúc của bản thân và mong muốn nhận được thêm yêu cầu về thông tin, tài liệu nhiều hơn cho buổi phỏng vấn.

Dear [Tên người nhận/Doanh nghiệp/Công ty],

I have received an interview invitation from you following my application for the position of [Vị trí công việc], and I am delighted about it.

I am genuinely excited about the prospect of attending your company's interview and engaging in discussions with the panel regarding key matters related to this position. Additionally, I am eager to share my strengths, weaknesses, and reasons why I believe I am a suitable fit for this role within your company.

If there is any further information or documentation that your esteemed company requires to facilitate a more productive interview, please do not hesitate to let me know.

Best regards,

[Your Signature]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Kính gửi……,

Tôi đã nhận được thư mời phỏng vấn từ anh chị/ doanh nghiệp/ công ty sau khi tôi ứng tuyển vào vị trí….. và tôi rất vui mừng vì điều đó.

Tôi thực sự cảm thấy háo hức được có mặt tại buổi phỏng vấn của công ty/ doanh nghiệp ….và thảo luận với hội đồng về những vấn đề chính liên quan tới vị trí này. Đồng thời tôi cũng được chia sẻ về những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân và đưa ra lý do tại sao tôi lại phù hợp với vị trí này trong doanh nghiêp/công ty của anh chị.

Nếu bên quý công ty cần thêm thông tin và tài liệu nào để giúp buổi phóng vấn được tốt đẹp hơn hãy vui lòng cho tôi biết.

Best regards,

Ký tên

Những yêu cầu trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh

Khi bạn nhận được một thư mời phỏng vấn, việc đáng quan tâm nhất là trả lời thư này một cách nhanh chóng. Đừng để thư mời này lưu lại trong hộp thư đến quá lâu. Hành động này thể hiện thái độ của bạn đối với công việc và nhà tuyển dụng. Trả lời sớm giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng với cuộc phỏng vấn sắp tới.

Dưới đây là một số yêu cầu cần có trong quá trình trả lời email phỏng vấn:

• Trả lời email bằng cách chấp nhận lời mời phỏng vấn một cách lịch lãm. Sử dụng lời cảm ơn và xác nhận ngày, giờ, và địa điểm (nếu áp dụng) của cuộc phỏng vấn.
• Trả lời email trong thời gian ngắn sau khi bạn nhận được. Hãy đảm bảo thông tin bạn cung cấp, như ngày, giờ, và địa điểm của cuộc phỏng vấn, là chính xác.
• Sử dụng ngôn ngữ chính xác và lịch sự trong email của bạn. Điều này bao gồm việc sử dụng ngôn ngữ thích hợp, không sử dụng từ ngữ thô tục hoặc gây xúc phạm.
• Đảm bảo rằng bạn đã xác nhận các chi tiết quan trọng như tên của người phỏng vấn, vị trí công việc và thời gian.
• Nếu có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào, ví dụ như việc chuẩn bị tài liệu hoặc thông tin trước cuộc phỏng vấn, hãy yêu cầu làm rõ và xác nhận chúng.
• Nếu cuộc phỏng vấn diễn ra bằng tiếng Anh và bạn có khả năng, trả lời email bằng tiếng Anh để thể hiện khả năng giao tiếp của bạn.
• Khi bạn đã trả lời email và xác nhận cuộc phỏng vấn, hãy chắc chắn rằng bạn đã gửi email xác nhận cuối cùng để xác định lại tất cả thông tin và chi tiết.
• Lưu email trả lời của bạn và tạo một thư mục để theo dõi tất cả những thông tin và yêu cầu liên quan đến cuộc phỏng vấn.
• Đảm bảo email của bạn trả lời tất cả các câu hỏi và yêu cầu từ người phỏng vấn một cách chi tiết và chính xác.
• Mục tiêu của bạn là xác nhận và sắp xếp cuộc phỏng vấn một cách hiệu quả và đừng trình bày nhiều hơn điều này trong email của bạn.
• Trước khi gửi email, kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp và đảm bảo email không có lỗi.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng trả lời email phỏng vấn là cơ hội đầu tiên để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng, vì vậy hãy thể hiện bản thân có cách làm việc chuyên nghiệp và đáp ứng được mong muốn của họ.

Lưu ý về cách xưng hô khi trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh

Cách xưng hô trong email trả lời phỏng vấn bằng tiếng Anh thường tuân theo các nguyên tắc lịch sự và chuyên nghiệp. Nội dung sau đây là một số lưu ý quan trọng:

• Nếu bạn biết tên của người gửi lời mời phỏng vấn, hãy sử dụng tên đó để xưng hô. Ví dụ, Dear Mr. Smith hoặc Dear Ms. Johnson. Nếu bạn không biết rõ tên của họ, bạn có thể sử dụng Dear Hiring Manager hoặc Dear Recruiter.
• Trong một email trả lời phỏng vấn, hãy tránh sử dụng xưng hô như Hi hoặc Hey vì chúng có thể không thể hiện sự chuyên nghiệp. Thay vào đó, sử dụng Dear hoặc Hello.
• Nếu bạn đã gặp người gửi lời mời trước đó hoặc có mối quan hệ trước đó, bạn có thể sử dụng xưng hô thích hợp với mối quan hệ đó, chẳng hạn như Dear John hoặc Hello Jane.
• Kết thúc email với các biểu ngữ lịch sự như Sincerely, Best regards, hoặc Yours faithfully (nếu bạn không biết tên người nhận) là điều quan trọng để tạo ấn tượng chuyên nghiệp.

Ví dụ:

• Mở đầu email:

Dear Mr. Smith, (Kính gửi ông Smith,)

Dear Hiring Manager, (Kính gửi nhà tuyển dụng)

Hello Ms. Johnson, (Xin chào cô Johnson)

• Kết thúc email:

Sincerely, (Trân trọng,)

Best regards, (Trân trọng,)

Yours faithfully, (Trân trọng,)

Bài viết trên của hoctienganhnhanh.vn đã giúp bạn hiểu được cấu trúc một bài trả lời email phỏng vấn, từ việc xác nhận tham gia phỏng vấn cho đến từ chối tham gia phỏng vấn, cùng một vài mẫu email giúp các bạn dễ hình dung hơn. Hy vọng, các bạn sẽ học và ghi nhớ được cách thức trình bày sao cho chuyên nghiệp nhất, để tạo ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng trước khi tham gia thảo luận và chia sẻ về vị trí ứng tuyển với công ty. Chúc các bạn thành công!